嫌われないようにカドを立てずに催促をするメール術

嫌われずに催促メールを送る方法

仕事をしている中で、相手からの返事を待つことって多々あるかと思います。

「約束した期日なのに返事が来ない。」

「スグに返事をすると言いながらも全然返事をよこさない。」

こんな事日常茶飯事かもしれません。

でも、もしかしたら「今返事しようとしているかも?」という気持ちや、「返事の催促をすると、面倒な奴だと思われるかも?」という事で、なかなか催促する事が出来ない人もいます。

今回は、カドをたてずに、相手に催促を求めるメール術をご紹介します。

スポンサーリンク

社内であれば、遅れる前に相手に期日を意識させる

社内間でのレポートや報告の締め切りをまもらせたい場合は、遅れてから催促するよりも、事前にリマインダーメールを定期的に送信しておく事が有効です。

特に複数に対して、締め切りを与えてレポートなどの提出を求めている場合は、締め切りの1か月前、2週間前、1週間前、3日前、当日という風に、カウントダウンしていくように締切のリマインダーメールを送ります。

To: All
○○プロジェクト関係者各位

お疲れ様です。
先日の会議でお伝えしていた新規事業アイデアのレポート提出ですが、締切まで残り2週間となっております。
通常業務でお忙しいとは思いますが、このプロジェクトを成功させるためには皆様のアイデアが必要不可欠です。
よろしくお願いいたします。

○○プロジェクト
リーダー △△

このように、ギリギリになって「明日が締切だよ」というのではなく、定期的に連絡をしておくことで、相手にも締切を意識させることが出来ます。

さすがに、毎日カウントダウンで送るのは、相手にもウザがられるかもしれませんので、ちょうどいい期間毎に送るようにしましょう。

また、日報や業務報告など毎日送るようなメールが有るのであれば、そのメールにリマインダーを書き足す事も有効です。

注意点としては、既にレポートの提出をしてもらった人には送らない事。

俺は提出したのに・・・と思われてしまうので、リマインダーメールを送るときは、未返信・未提出の人だけにccで送るようにしましょう。

そうすることで、お互いに誰が提出していないという事がわかるので、意識的にも注意を呼びかけることが出来ます。

また、毎度毎度締切に遅れる様な人には、直属の上司にもccで送ることも有効です。

やばい!提出してない事が部長にバレる!!

と思わせればこちらのモノです。

社外への催促は相手を責めず、自らの非を疑う

提出の催促は、社内だけではなく、社外の人に対しても行う事が有ります。

しかし、社外の人に対して、定期的にリマインダーメールを送ると、「そんなこと分かってる」と思われ、関係性が悪化してしまう事も。

ですので、基本的には、締め切りまで相手を信用して待つか、話す機会や、別件でメールを送る機会が有るのであれば、軽く期限を伝える事は有効です。

それでも、先方の都合で期限に間に合わない時は多々あります。

そんな時は、まずは自分に非が有ることを疑い、それでもって催促をすることが有効です。

To:うずプレス ○○部長
うずプレス ○○部長

いつもお世話になっております。
さて、○月○日に、メールにてお願いさせていただきましたデータベースの送付の件ですが、まだメールを確認できておりません。

最近、私のメールサーバーにエラーが発生しておりましたので、私の方で受信が出来ていない可能性がございます。

大変失礼かとは存じますが、再度データベースファイルをお送りいただきたく存じます。

お忙しい所お手数をおかけいたしますが、来週月曜日10/20の17:00までにお送りいただけますと幸いです。

よろしくお願い申し上げます。

火の車商事 綱渡

という風に、「確認できていない事実」→「自分側の責任かもしれない」→「申し訳ないが再度提出をお願い」→「改めて期限を伝える」

という流れが有効です。

メールサーバーのエラーなんて嘘でも良いです。

別にメールサーバーエラーでなくとも、PCの故障など、メールを受信できなかった理由はなんとでもなります。

大抵このような場合は相手が完全に忘れているだけなんですが、自分の過失かもしれないというスタンスで催促すれば、相手の気分を害することなく催促が出来ます。

いや~完全に忘れておったわ。相手のメールサーバーエラーで良かったわい。こんな事毎度有るわけじゃないし、今後は気を付けんとな。

キツく催促すると自分の首を絞める

社内でも社外でも、催促するときにキツく起こるように催促をしてしまう事はあまり良くありません。

人によっては、テンションが下がり、相手の顔色を伺いながら対応する事になってしまい、提出物のクオリティが下がってしまったり、相手とのパワーバランスによっては人間関係が壊れてしまうかもしれません。

ポイントは、あなたの為に行動してもらう事です。

キツく怒りながら催促をすると、それはもう義務でしかなくなってしまいます。

しかし、優しく、相手の遅れてしまう状況を理解した上で、時には自分の非を疑いながら、それでも期日は重要だという事を伝えることが出来れば、相手はあなたに対して一生懸命になってくれます。

 

まとめ

いかがでしたか?

これを読めば、催促する事が少し楽になった気がしませんか?

顔の見えないメールでは、文体1つで、その気が無くても相手には違った印象を与えてしまう事も多々あります。

ですので、「催促メールは優しく」が原則です。

ちなみに、僕自身、会社員時代は期限をまもれない、遅刻常習者だったので、しょっちゅう取引先のメールサーバーをエラーにさせたことが有ります。

上司に対してのccも、最初は直属の上司だけだったんですが、余りにも酷かったので、最終的には事業担当役員にまでccで催促メールを送られたことも・・・

そんな奴がでかい口叩くなってね。。

でも、実際にメールを受けた僕が言うのですから、この方法は有効だと思いますよ!!

スポンサーリンク

嫌われずに催促メールを送る方法