アイデアが飛び交う価値のある会議の4つの特徴

机の無い会議

会社員の皆さんは、必ずといって良い程ミーティングや会議というものに参加する事が有ると思います。

何のために会議を開くのかにもよりますが、多くの場合は「めんどくさい」「帰るのが遅くなる」「成績の事を詰められる」と言ったような、マイナスなイメージが強く、会議が好きという人はなかなかいないかもしれません。

そして、実際の会議と言えば、

発言する事も出来ず、上司の言われるがままに会議に参加だけして終わる若手社員。

若手の意見やアイデアを聞きたいが、ついついマイナス面を指摘する事ばかりで、やる気を起こさせるために気合を入れるが、結果的に嫌な顔をされて終わる役職者。

そんな生産性のない、単なる報告会・詰め会で終わってしまっていませんか?

今回は、若手社員が積極的になれ、いいアイデアがどんどん出てくる、価値のある会議の進め方を、実際に行われている会議スタイルと共に紹介していこうと思います。

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敢えて会議前に談笑の時間を取り、リラックスムードから会議をスタートさせる

談笑するビジネスマン

会議というとピリピリとした雰囲気になってしまいがち。

そんな時には、冒頭の5~10分を談笑の時間にしてみましょう。

と言っても、好き勝手なことを、小さなグループで話すのではなく、仕事とは関係のないテーマを決め、それに対してあれこれ語っていくというスタイルの方が良い。

好きな音楽とか、オススメのレストランとか、誰でもが気軽に話せる内容で、軽く済ませる事が出来る話題が良い。

それによって、冒頭の場の雰囲気が和み、話しやすい雰囲気を作り上げることが出来ます。

机を無くし、輪になった椅子で向かい合って話し合う

机の無い会議

会議テーブルが有ると、どうしても向かいの人と隔たりが出来てしまいます。

そのテーブルを取っ払って、相手と向かい合えば、普段の会話の様な雰囲気で意見を出しやすくなります。

ここで挑戦してほしいのは、席次を全く逆にしてみる事。

若手社員ほど目立つ場所に座らせて、部長さんの様な役職者は、下座の隅っこで、黙って若手が話している姿を見つめるだけの余裕が欲しいです。

テーブルが無いと書き留めたり出来ないなんて言っても、1人板書がいれば、どんどんホワイトボードに書き留めて、後でそれを画像として保存して好みに纏めればいいだけです。

そもそも会議は話す場であって、人の話したことを書き留める場ではないので、書くための机なんて無くてもOK。

それでも日程や重要な事項を申し送りする事が有れば、膝の上で書けるし、スマホにメモをしたっていいわけです。
何のための手帳で、何のためのスマホなのか?こういう時の為なんです。

意見が出ない時には小さなメモに書かせる

会議の進行中、まったく意見が出ない時が有ります。

こういう時は意見が無いわけではなく、

「意見はあるがさっきまでの場の流れと逆だし、黙っておこう」とか「どうせ言ったところで指摘されて終わるし黙っておこう」

という様な、自分を守る為に消極的になっている場合が殆どです。

こういう時は、全員に意見を言わせる事が良いのですが、人って言葉に出すよりも文字に書く方が大胆になれるので、名刺サイズくらいの白紙の紙を配り、それに意見を書かせて、誰か一人が匿名で発表する。

そこで出たそれぞれの意見を、出来るだけ前向きに議論していくと、今まで誰も言わなかったような思いがけないアイデアが出てくることもあります。

1人の発言の時間は30秒以内で収める

Anxious Businessman Looking at Office Clock

会議となると、どうしても特定の人がベラベラ喋るような事になる時が有ります。

これだと、他の人は段々と聞く集中力がなくなってきて、その殆どが頭に残らずに終わってしまいます。

2分間色々と話をしても、聞き手が覚えているのは大体30秒程度。残りの90秒は発言者の自己満足でしかなく、それをやりたいなら会議ではなく、プレゼンをした方がいいです。

なので、会議では1人の発言時間は1回あたり30秒程度に抑え、要点だけを簡潔に言うようにしましょう。

こうすることで聞きやすくなるだけでなく、発言時においても「そこまでガッチリした内容でなくていい」という感覚でいられるので、アイデアや意見なども言いやすくなります。

まとめ

これらのやり方は、やろうと思えばどんな会社でも出来る事です。

こんなスタイルの会議は出来ないという様な人は、「うちの会社は昔からやり方が決まっている」というような形で、新しい物を拒絶しているだけだったりします。

また、上司である自分がその場を管理したく、自分が主導権を握っていないと気が済まなかったりという様な場合が非常に多いです。

そんな事だと、いつまでたっても新しい若手のアイデアなんて出てくるはずも有りません。

上司やリーダーは、全ての意見が出きった後に、それぞれに対して意見やアドバイスをすればよく、会議の途中にあれこれ言う必要はありません。

ただ、若手だけだと話が脱線してしまう恐れもあるので、そういう事の無い様に部屋の隅っこで調整役をする分には良いかもしれません。

ぜひここで紹介したような新しいスタイルの会議を試してみてはいかがでしょうか?

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机の無い会議