無駄を無くして自分時間を作る6つの方法

僕もそうですが、人ってそれぞれ自分なりの仕事の仕方が有ります。

長年同じことを続けてきたので、自分にとっては普通の事だと感じるものですが、実際に細かくチェックしていくと、実は無駄にしている時間が有るものです。

もし、時間をもっと有効に使いたい、忙しくて大変だという人は、一度自分の仕方を見直してみるのもいいかもしれません。

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早朝出勤で満員電車、渋滞を回避する

早起きは三文の徳と言いますが、早朝出勤程これを実感出来る事は無いと思います。

特に通勤時は、時間を早める事で、電車は空いているし、車の流れも非常にスムーズです。

満員電車や渋滞はイライラするだけで精神的にも良くないし、良い事はありません。

更に、他の人が出社前という事も有り非常に静かで電話も鳴らないので、業務効率も非常にいい時間帯です。

一度朝の1時間と夜の1時間で出来る業務量を比較してみてください。

多くの方が、朝の1時間の方がはるかに多くの業務をこなせるはずです。

車通勤の人は、通勤時間も削減できるわけだ。

付箋+マトリックスで優先順位に一覧性を

多くの方は手帳などにToDoリストを作り、今日やるべき仕事を書き込んでいると思います。

しかし、やるべき仕事を箇条書きにしても、その優先順位はパッと見わからない事が多いです。

これでは、いざ仕事に取り掛かる時に、どれからやるべきかを都度都度考える時間が発生してしまいます。

そんな時は、時間管理術に良く使われるマトリックスシートと、付箋を使います。

matorikkusu

このように、1日の始まりの時に付箋を使って今日のマトリックスシートを作ってしまいます。

あとは、このシートに沿って優先順位の順番に業務をこなしていくだけです。

突発的な仕事が増えても、新たに付箋を該当の場所に張り付ける事で対応できます。

また、付箋を使っているので、状況によって付箋を張り替えればいいし、終了したら付箋ごと捨ててしまえばToDoのチェックも可能です。

注意点
安い付箋を使うと、勝手に剥がれてしまうことも有るので、3M社のポストイットがオススメ!!

仕事を細分化して、面倒な仕事も後回しにしない

処理が面倒な仕事や苦手な仕事は、なかなか取り掛かる事が億劫になります。

そうすると、仕事を始めるまでの時間も、仕事に取り掛かってからの時間も遅くなり、非常に時間を浪費する事になります。

そういう時は、その一つの仕事を細分化して、1つ1つへの仕事へのストレスを軽減させてしまいます。

例えば、プレゼン資料を作成するという仕事が苦手だとします。

そのまま頭の中で「プレゼン資料作成」という仕事と意識していると、精神的にも大変なので、その仕事を「プレゼン内容を考える」「内容を入力する」「印刷して綴じる」という3つの作業に置き換えてみましょう。

そして、1つ1つの作業を片付けていきます。

そうすることで、精神的な負担が減り、今やるか後でやるかなどを考える非生産的な時間が無くなっていきます。

キャバ嬢を落とすには、まず「通い」、次に「ボトル」、最後に「プレゼント」って感じだな。
部長、それは苦手な事じゃなくて寧ろ楽しんでるでしょ・・

単純作業は制限時間を決めてゲーム感覚で

僕もそうなのですが、経費精算などの単純作業は、あまり頭を使うことが無いし、成績に直結するわけでもないので、やる気がそがれる人が多いです。

それでもやらなければいけないので、どんどんと面倒な気持ちになっていきます。

そういう時は、その短銃作業に制限時間を定めてゲーム感覚で処理してみましょう。

gamemen

時には同僚とコーヒーを賭けて速さを競い合ってもいいかもしれません。

それにより処理のスピードは飛躍的に上がりますので、非生産的な仕事にかける時間を削減することが出来ます。

注意
急ぎ過ぎてミスを起こすと余計に無駄な時間が増えるので注意!!

電話とメールを内容と相手で使い分ける

現在、ビジネスの場においてメールは無くてはならない物かと思います。

相手の状況は関係なく、伝えたいことや質問などが出来ますし、文字として残るので、後になって確認する事も出来ます。

しかし、状況によっては、メールを使う事で無駄な時間が発生してしまうことも有ります。

例えば、問い合わせのメールを送り返信を貰ったが、それには知りたい事が書かれていなかった場合、再度メールを送って返信を待ってしまう事になります。

wait a mail

こういうシチュエーションは必ず経験したことが有ると思います。

こういう時なんて電話で話してしまった方がずっと早いです。

また、電話で有れば文章では伝えにくい微妙な表現も伝わりやすくなります。

また、メールソフトの受信ボックスには、どうでもいい内容のメールや、出入り業者などからのセールスメールも含まれています。

そういうメールを1つ1つ確認していくのも、非常に時間の無駄です。

仕事上重要な話は出来るだけ電話で行い、確認の意味で「●●の方向でで進めさせていただきます」とメールを送る感じでいいと思います。

DoNotリストを作る

ToDoリストは、多くの方が活用していると思いますが、DoNotリスト、つまりやってはいけないリストを使っている方なんていますでしょうか?

時間を無駄にする行為の1つとして、無駄な行動があります。

・ついついタバコ休憩の回数が増えてしまう

・yahooニュースを読み込んでしまう

など、まったく生産性のない、むしろサボりといえる様な行動の事です。

こういう行動を「してはいけない」と実際に紙に書きだすことで、意識することが出来、無駄な時間を減らすことが出来ます。

休憩時間としっかりと決めてからこういう事を行う場合は何の問題も無いのですが、だらだらと悪習慣の様に行わないようにしましょう。

俺のDoNotリストは・・・
●愛ちゃんばかり見つめない
●仕事中のヤフコメ書き込みは10件まで
●Facebookでいいねが入ってないか何度も確認しない
●仕事中の2ちゃんは2時間まで
●今夜のキャバクラを探すのは休憩時間に

まとめ

いかがでしょうか?

どれもその気になればやれそうな内容ばかりです。

時間を無駄にしている人ほど、「そんなことない」「自分は大丈夫だ」と言っている場合が多いと思います。

まずは、自分の仕事での時間の使い方を見直してみて見ませんか?

もしかしたら、この6つの方法の1つでも当てはまるかもしれません。

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